22 ноября вступил в силу Федеральный закон «Об электронном управлении кадровыми архивами» (EHRM). Она рассказывает работодателям, какие электронные ЭДО HR они могут применять и как правильно это делать.
Что такое кадровый ЭДО
Федеральный закон № 377-ФЗ от 22. 11. 2021 г. дополняет СА РФ новыми статьями 22. 1-22. 3. Это уточняет суть и определяет процесс внедрения и оформления электронной документации в сфере трудовых отношений. Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон подразумевает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде, без копирования их на бумагу (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
В частности, закон разрешает составление в электронной форме без воспроизведения в печатной форме
- трудовые договоры, включая фиксированные контракты; и
- соглашения об ученичестве, включая
- договоры о полной материальной ответственности; и
- Праздничные заказы
- приказы о командировках и т.д.
По сути, кадровые документы могут быть оформлены в электронном виде, за некоторыми исключениями, прямо предусмотренными законом.
Какие документы нельзя перевести в электронную форму
Положения Закона об ИРО не распространяются на следующие документы (часть 3 статьи 22.1 Трудового кодекса РФ)
- Рабочие файлы, в
- сообщения о несчастных случаях на производстве в предусмотренной форме; и
- Приказы об увольнении работника (командование).
- Документы, подтверждающие участие работника в обучении по охране труда, в том числе подписанные лично работником.
Все эти документы, за исключением журнала заданий, продолжают печататься. Что касается трудовых досье, то они также хранятся в бумажном виде, если только работник не хочет получить доступ к своему электронному трудовому досье.
Переход на кадровый ЭДО
Работодатель — организация или индивидуальный предприниматель — может перейти на EDI на добровольной основе. Они не могут заставить работодателя отказаться от печатного личного дела в пользу электронного.
Для перехода с печатного на электронный поток кадровых документов работодатель должен создать и утвердить специальный локальный нормативный акт, определяющий последовательность этого перехода. (Трудовой кодекс РФ):.
- Информация об информационной системе, на которой осуществляется EDI
- Процессы доступа к информационной системе работодателя (при необходимости)
- Список электронных документов и список категорий сотрудников
- Сроки информирования работников о переходе на взаимодействие с работодателем через EDI; и
- сведения о конкретных датах, в которые будет вводиться ЭДО.
Определив процесс перехода на EDI, работодатель должен определить и утвердить процесс EDI для персонала.
Утверждение порядка кадрового ЭДО
Порядок электронного документооборота должен быть утвержден работодателем в соответствии с процедурой, описанной в статье 372 Трудового кодекса РФ, для издания локальных нормативных актов. Этот порядок разъясняется (статья 3, раздел 3 Трудового кодекса РФ)
- Сроки подписания электронных документов и ознакомления сотрудников. Периодичность их подписания и ознакомления, а также
- процесс информирования сотрудников о том, как они будут взаимодействовать со своим работодателем через EDI.
- Исключительные случаи, когда документы, переведенные в электронный формат, могут быть оформлены на бумажном носителе.
После утверждения процесса перехода на ПВП и, собственно, кадрового процесса, работодатель должен уведомить работника и дать согласие на переход на кадровые документы в электронном формате.
Уведомление работников и получение их согласия
Сроки и особые процедуры уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО определяются локальным актом работодателя, определяющим процесс перехода на ЭДО. Единственным ограничением является то, что дата перехода на ЭДО не может быть установлена ранее даты предупреждения сотрудника. Что касается соискателей, которые работают у работодателя, то они также должны быть проинформированы о том, что компания использует EDI.
Информируя работника о переходе на EDI, работодатель должен получить письменное согласие на переход. Неполучение письменного согласия сотрудника считается отказом от обработки кадровых документов в электронном виде. В то же время работник оставляет за собой право дать такое согласие позднее.
Согласие не требуется только для лиц, принятых на работу после 31 декабря 2021 года и не имеющих на указанную дату трудовой книжки (статья 22.2 Трудового кодекса РФ). Однако лица, имеющие опыт работы на 31 декабря 2021 года, имеют право отказаться от участия в программе ДЭХ в период своей занятости.
Отсутствие согласия работника или соискателя на переход на ЭДО не может служить основанием для отказа в приеме на работу или увольнения работника. Отсутствие электронной подписи работника/заявителя также не является таким основанием.
Если сотрудник отказывается перейти на EDI, это не лишает его возможности получать документацию, связанную с работой. Работодатель обязан предоставить таким работникам все необходимые надлежащим образом заверенные кадровые документы на бумажном носителе и после первого требования (часть 9 статьи 22.2 Трудового кодекса РФ).
Если работник просит выдать ему документ, связанный с его работой, или его копию, работодатель обязан бесплатно предоставить его работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Выбор системы кадрового ЭДО
Работодатели имеют право выбирать тип информационной системы, используемой для хранения документов по обучению, составу, подписи и кадровых документов в электронном формате. В указанных целях работодатель может использовать (ст. 4, § 4 Трудового кодекса Российской Федерации)
- услуга «Работа в России», доступ к «Интерарии» через единый портал государственных и муниципальных услуг; и
- другие информационные системы, используемые работодателем для целей EDI.
Все эксплуатационные расходы на соответствующие информационные системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов несет работодатель. Использование системы EDI сотрудниками является бесплатным.
Подписание кадровых документов
Чтобы иметь возможность подписывать электронные кадровые документы, сотрудники, переходящие на EDI, должны иметь соответствующую электронную подпись.
Таким образом, тип подписи зависит от типа подписываемого документа. Например, при подписании следующих документов сотрудники могут использовать только расширенные электронные подписи — обе квалифицированные (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):.
- трудовые договоры
- Конвенция о материальной ответственности, Конвенция
- соглашения об ученичестве, включая
- Договор о коммуникационном обучении или обучении на рабочем месте, в
- транспортное соглашение, соглашение
- Уведомления о жалобах,.
- Предупреждение об отзыве жалоб,.
- уведомления об изменениях в условиях трудовых договоров; и
- Ознакомление с приказами (директивами) о применении дисциплинарных мер.
Другие кадровые документы также могут быть подписаны сотрудником с помощью простой электронной подписи. По просьбе работника работодатель предоставляет работнику доступ к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя. Это делается путем отправки электронного документа в личный кабинет сотрудника на едином портале госуслуг. Конкретный порядок доступа сотрудников к электронным документам будет определен Правительством РФ позднее.
Все расходы работника на получение и использование электронной подписи несет исключительно сам работодатель. Кроме того, работник или соискатель имеет право использовать ранее полученную усиленную специальную электронную подпись (ч. 13 ТК РФ, ст. 22.2).
