Общение между менеджерами по найму и бизнес-менеджерами важно для эффективного функционирования компании. Менеджерам может понадобиться знать потребности отдела в дополнительном персонале и направлять запросы о найме своим руководителям.
Знание того, как написать эффективный запрос, может помочь при передаче информации о потребностях в персонале, но может потребоваться первоначальное исследование. В этой статье предлагаются шаги для написания письма с просьбой о предоставлении дополнительного персонала от вашего руководителя, приводятся два образца писем для ознакомления и даются советы, которые помогут вам написать эффективное письмо.
Как написать письмо с просьбой о дополнительных сотрудниках
Если вам необходимо запросить дополнительный персонал у своего работодателя, вот несколько шагов, которые помогут вам составить письмо
1. продемонстрировать необходимость
В начале письма обсудите, почему вам нужен дополнительный персонал. Включите все детали: количество необходимых сотрудников, проект или отдел, в котором они должны работать, будут ли они работать полный или неполный рабочий день, временные или постоянные сотрудники и т.д., на какой срок они нужны, а также их должности и обязанности.
Для того чтобы работа была эффективной, руководителям следует предоставить количественные обоснования необходимости привлечения дополнительного персонала.
Например, менеджеру по продажам компании может потребоваться дополнительный персонал для сезонных поставок, поскольку спрос на них возрастает. В письме-запросе менеджер может указать, насколько вырос спрос на поставки в прошлом в процентах, чтобы количественно оценить потребность. Предоставление этой информации может показать, как ваш менеджер определил эту потребность, и помочь ему лучше понять ваш запрос.
2. подчеркнуть преимущества
Вы можете убедить своего руководителя, рассказав о преимуществах увеличения штата. Эти преимущества могут касаться отношений с клиентами, отношений с сотрудниками или финансов. Например, дополнительный персонал может обеспечить комплексную поддержку клиентов и повысить лояльность к бренду.
3. описание затрат.
Менеджеры могут захотеть узнать, как разместить персонал в рамках бюджета компании. Прежде чем запрашивать дополнительный персонал, подготовьте и изучите текущий бюджет команды. Штурмуйте идеи и думайте о том, как реструктурировать деньги, чтобы покрыть большее количество сотрудников, и будьте готовы предложить решения, когда руководитель спросит о бюджете. Если у вас есть вопросы по бюджету, вы можете обратиться за помощью к финансовым работникам компании.
4. показать альтернативные решения
Уведомление о проблемах, которые могут возникнуть без привлечения дополнительного персонала, может помочь руководителям эффективно рассмотреть все предложение.
Например, нынешнее количество сотрудников в команде сталкивается с проблемами при удовлетворении современных потребностей в доставке. В этом сценарии вы можете объяснить, как клиенты могут столкнуться с задержками в доставке, если компания не наймет дополнительный персонал. Предоставление этой информации вашему руководителю может быть полезным, так как это может дать ему ощущение срочности вашего запроса.
Образцы писем для запроса дополнительных сотрудников от вашего начальника
Примеры, которые можно использовать для запроса дополнительного персонала у вашего руководителя, включают в себя
Пример.
Джейми Уайзман Менеджер по работе с клиентами (555) 555-555 jamiewiseman@email. com
Джон Бэнкс Представитель (555) 555-555 johnbanks@email. com
Дорогой мистер Бэнкс.
Я обращаюсь к вам сегодня, потому что я выявил потребность в 10 дополнительных сотрудниках категории «все руки» в команде по обслуживанию клиентов. Нам нужны представители службы поддержки клиентов, которые помогут команде лучше и своевременнее решать вопросы клиентов.
За последние шесть месяцев клиентская база нашего бренда увеличилась на 40%. Увеличение клиентской базы привело к росту числа обращений в нашу службу поддержки клиентов, и мы хотим быть уверены, что команда сможет качественно обрабатывать все обращения клиентов.
Добавление дополнительных сотрудников в команду по обслуживанию клиентов могло бы
Помогать моей команде справляться с ежедневным объемом звонков, которые мы получаем—.
обеспечить более индивидуальный подход к каждому клиенту
Улучшить клиентский опыт
Повысить преданность клиентов
Я также понимаю, что мне нужно подумать о том, как платить зарплату и пособия этим десяти дополнительным штатным сотрудникам. Прежде чем обратиться к вам, я изучил годовой бюджет команды и обнаружил, что существует ряд фондов, которые можно реконструировать, чтобы оплатить некоторые из этих расходов.
Однако эти дополнения могут потребовать перераспределения денег из других областей бизнеса. Я знаю, что эти возможные изменения следует обсудить с другими руководителями предприятий, но поскольку вы являетесь нашим руководителем, я хотел сначала обратиться к вам.
Важно учитывать это увеличение штата. Это связано с тем, что без него отделы обслуживания клиентов могут столкнуться с такими проблемами, как усталость от работы. При этом я обеспокоен тем, что это может повлиять на качество наших услуг и удовлетворенность клиентов.
Чтобы компенсировать эти проблемы, я хочу обеспечить свою команду ресурсами, необходимыми для поддержания высокого уровня удовлетворенности. Спасибо, что рассмотрели мою просьбу о предоставлении 10 дополнительных сотрудников на полный рабочий день для отдела обслуживания клиентов. Спасибо, и я с нетерпением жду продолжения нашей с вами беседы в ближайшее время.
Пример.
Здравствуйте, миссис Дидден.
Я пишу вам сегодня, чтобы попросить 25 дополнительных сотрудников по запчастям для нашего распределительного центра, поскольку мы ожидаем, что они понадобятся нам к октябрю, чтобы подготовиться к увеличению потребностей в поставках в ноябре и декабре. Мы определили эту потребность, изучив спрос в этот период в прошлом году. Это было 80%. Учитывая значительное увеличение потребностей в распределении, нашему сектору было бы полезно заранее подготовиться к этому спросу.
Добавление этих сезонных сотрудников в команду дистрибьюторов обеспечит своевременное получение клиентами своей продукции. Это поможет повысить приверженность клиентов и освободить нынешний персонал отдела сбыта от сверхурочной работы. Я изучил бюджет распределения, и там достаточно денег, чтобы выделить эти 25 исключительных сотрудников на неполный рабочий день.
Как менеджер по дистрибуции, я считаю, что это важный выбор, который следует рассмотреть, чтобы помочь нынешним сотрудникам поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью в месяцы высокого спроса. Я ценю ваше внимание к моей просьбе и готов продолжить разговор для более детального обсуждения. Если вы хотите назначить встречу, пожалуйста, сообщите мне о своей готовности. Спасибо.
Советы по запросу дополнительного персонала
Некоторые советы, которые помогут вам найти дополнительный персонал у своего руководителя, включают в себя
Принимая решение о написании формального или неформального письма, учитывайте стиль общения вашего начальника.
Тщательно изучите и оцените свои потребности, прежде чем обращаться к своему руководителю.
Проконсультируйтесь с работником о его потребностях, чтобы определить необходимое количество персонала.
Включите в конце письма заявление, выражающее презумпцию осторожности руководителя.
Проверьте письмо перед отправкой руководителю, чтобы убедиться в отсутствии грамматических ошибок.
