Еще один вид делового письма, который трудно написать, — это рекомендательное письмо. Возможно, вы считаете собеседника прекрасным человеком и незаменимым сотрудником, но выразить свое отношение к нему в деловой форме не так-то просто. Узнайте, на какие темы следует писать и где взять необходимую информацию и формулировки. Вы поймете секрет составления рекомендательного письма, которое произведет правильное впечатление на потенциальных работодателей. Как всегда, будет показано несколько примеров полностью заполненных документов. Хотя тесты и другие вступительные испытания, безусловно, являются важной частью процесса найма, рекомендации производят особое впечатление. Поэтому, если вы спокойно ушли с работы без скандала и не оставив о себе никаких положительных воспоминаний, не поленитесь и оставьте в компании рекомендательное письмо для своей пользы.
Сначала определите, почему вы должны написать рекомендательное письмо. Обычно оно требуется потенциальному работодателю, кандидату на собеседование с HR-менеджером, который проводит с ним собеседование. Хотя тесты и другие вступительные экзамены, несомненно, являются важной частью процесса отбора, рекомендации производят особое впечатление.
Рекомендации могут представить этого героя в положительном и благожелательном ключе, но также и в нейтральном или отрицательном. Первый тип является наиболее распространенным. Последний вариант используется, когда о сотруднике нечего сказать положительного или когда кто-то не хочет создавать проблемы. Третий тип обычно используется только после запроса различных государственных органов.
Необходимый анализ делового письма, включая некоторые образцы его составления, можно найти в статье «Формализуйте свое деловое письмо».
Структура рекомендательного письма
Структура этого документа мало чем отличается от структуры обычного делового письма. Позвольте мне прокомментировать условия, которые требуют особого внимания.
Бланк письма должен содержать название организации и основную информацию о ней.
Поскольку получатель письма неизвестен, эта информация не является общедоступной. Не обязательно указывать «Предъявлено по адресу запроса», как в сертификате.
Обычно необходимо уточнить: «Для кого?». и «для чего?» в этом письме уместно написать «РЕКОМЕНДУЕТСЯ ПРИМЕЧАНИЕ», а не озаглавить текст, чтобы ответить на вопросы «Для кого?» и «Для чего?» — это практика трансформации бизнеса. Оно должно быть напечатано заглавными буквами.
Текст сочинения (как и каждый текст) состоит из трех частей: введения, основной части и заключения. Ниже приводится их подробный анализ.
Приложения к текстовым компонентам выпускаются редко. Это могут быть копии благодарственных писем, распоряжений о выплате пособий или комплиментов. В этих случаях вложение оформляется так же, как и обычное профессиональное письмо.
Мы подробно рассмотрели правила выполнения заметок приложений в статье ‘Начало работы’.
Консультативные письма (в идеале) должны быть подписаны генеральным директором компании, но здесь все зависит от внутренней сети компании. Письмо также может подписать глава вашего подразделения или руководитель высшего звена в вашей отрасли.
Печать на рекомендации не является обязательной, но и не требуется. Главная печать организации (или вашей части) придает письму серьезность и убедительность.
Рекомендуется ввести письмо с подписью, указав номер и дату. Эти данные также придают вес письму и придают ему юридическую силу.
На получателя компонентного письма должны произвести впечатление не только детали и содержание документа, но и способ его «обработки». Отчет должен быть представлен максимально эффективно. Он должен быть напечатан на фирменном бланке работодателя, далее подписан управляющим директором и вложен в элегантную папку или чистый, не запечатанный конверт.
Как составить текст?
См. статью «Брендинг бренда».
Рекомендательное письмо готовит директор, рассказывая о своем уже имеющемся.
Вводная часть текста обычно включает в себя
- Информация о предлагаемом лице (имя, должность); и
- краткая общая оценка.
Обычно все они подходят к предложению (см. примеры 1-3).
Рекомендую Светлану Геннадьевну Петрову, которая работает у нас старшим специалистом в отделе документооборота и зарекомендовала себя как скрупулезный и добросовестный работник, на работе.
Имею честь рекомендовать Леонида Жигалина, профессионального и опытного менеджера, который уже три года является техническим директором ООО «Город-Строй».
Имею честь рекомендовать вам Наталью Лембедеву, которая отвечает за финансовый мир и зарекомендовала себя как честный и талантливый специалист.
- Сколько лет человек работает в компании?
- Если он/она прошли соответствующее обучение и посещали семинары и учебные курсы по своей специальности
- Повысили ли его/ее на его/ее место?
- Имеет ли человек навыки и знания, относящиеся к «рекламируемой» области специализации (если они полезны и выделяют его профессиональную ценность из общей массы)
- какие проекты и процедуры задействованы; и
- Если проект компании, которым руководит данное лицо, выиграл конкурс, предложение или грант; и
- человек является признанным экспертом (докладчик на профессиональных конференциях, лектор, автор пособия, статьи, книги в своей области).
Далее напишите здесь 10 важных качеств для должности, которую вы хотели бы предложить. В конце концов, мы представляем наших сотрудников в лучшем виде, не так ли? Таким образом, все эти качества есть.
- Отличное знание офисных процессов, а также
- умение работать с системами электронного документооборота, и
- умение обращаться с компьютером на уровне продвинутого пользователя; и
- грамотная устная и письменная речь, умение
- сильное аналитическое мышление, способность
- способность устанавливать хорошие отношения с людьми, умение
- Устойчивость к стрессам; и
- Высокая способность к обучению, способность принимать
- инициатива,.
- Точность,.
- редактирование, добросовестность.
Работая с текстом, постарайтесь встретить сотрудника глазами работодателя. Что представляет для него ценность? Какого человека он мог бы нанять? Вы также можете спросить нынешнего руководителя человека, для которого написаны рекомендации. Ориентироваться на собственные предпочтения можно только в том случае, если вы работали в той сфере, в которой работает отличительный человек (попросите кого-нибудь знающего проверить подготовленный текст перед подписанием письма, ведь главное — не писать ерунду).
Еще одним эффективным источником информации, особенно при написании избирательного письма для себя, является биографический банк вашего коллеги, следующего человека.
- Вы пытались претендовать на должность в своем подразделении или
- Они подали заявление о приеме на работу в ваше подразделение или разместили свое резюме и т.д. в Интернете (см. http://www. hh. ru, http: /www. job. ru или аналогичные источники).
Посмотрите на профессиональный успех тех, кто претендует на ту же должность, что и вы. В конце концов, возможно, вы что-то недооценили в себе из скромности или просто забыли об этом упомянуть. Читая успешные резюме других людей, вы поймете, что описание применимо к вам, и узнаете наиболее успешные заявления. Вот некоторые предметы, которые вы можете взять на время.
Прочитайте описания интересующих вас вакансий. Они прямо говорят работодателю о том, что ценит работник.
Описание текущей роли может быть взято из должностной инструкции. Конечно, не обязательно переписывать все заново. Выберите самые интересные.
Собранная вами информация — это фактически рекомендательное письмо, которое вы можете использовать немедленно. Остается только связать текстовую информацию.
Ульяна Петрова работает старшим сотрудником ООО «Новый Свет» последние три года и за это время проявила только хорошие качества. После окончания Челябинского государственного исторического университета она начала свою карьеру в качестве секретаря, а через два года была повышена до секретаря. Г-жу Петрову отличает постоянное стремление расти в своей профессии — она активно участвует в образовательных конференциях и семинарах, положительные результаты которых очевидны!
В прошлом году Ульяна отвечала за рабочую группу по внедрению системы электронного документооборота в ООО «Новый Свет». Благодаря ей компания смогла выйти на новый уровень управления документами и значительно укрепить управленческую дисциплину компании: г-жа Петрова обучила сотрудников новым принципам документооборота и лично подготовила ряд руководств. Они используются ежедневно во всех отделах компании.
Ее личные и деловые качества включают ответственность и инициативность, способность тщательно и скрупулезно выполнять работу, а также умение управлять проектами.
В заключение можно подвести итог всему вышесказанному и сделать выводы. Его основные идеи заключаются в следующем. Автору письма жаль расставаться с таким замечательным профессионалом и он искренне рад своему новому работодателю.
Как тренер, я сожалею, что Ирина Строкина покинула команду в связи со сменой места жительства. Я уверен, что она сразу же вольется в коллектив на новом месте работы и выделит свои лучшие человеческие и профессиональные активы.
В заключение я хотел бы подчеркнуть, что Владимир Стефанов — опытный профессионал, перспективный менеджер и достойный кандидат в руководители, который может принести большую пользу вашей компании.
Нет сомнений, что госпожа Белова скоро найдет новую работу. Там она сможет в полной мере проявить свои управленческие таланты.
Как видите, в написании компонента характера нет ничего сложного. Вы должны знать, где и какую информацию вам нужно собрать для отличительного лица. Первую рекомендацию вы можете написать сами — одновременно с практикой, это как раз тот случай, когда нужно забыть о ложной скромности и представить себя в лучшем виде. Важно писать честно, так как информация в письме может быть легко проверена.
В заключение мы приводим три примера полностью заполненных писем-компонентов. Директор по правоприменению, специалист отдела правоприменения и сотрудники отдела правоприменения.
